Een ideeënbus betrekt je medewerkers bij de organisatie

Betrek je medewerkers bij de organisatie met een ideeënbus

Een bedrijfsuitje en regelmatig vergaderen; het zijn de standaard manieren om medewerkers bij de organisatie te betrekken. Medewerkers die vol goede ideeën zitten maar hoe krijg je ze eruit? We hebben op deze pagina een aantal tips over het gebruik van een (digital) ideeënbus.

Uitleg over ideeënbus

Als je besluit een ideeënbus neer te zetten dan is de eerste stap die je moet zetten de uitleg. Medewerkers willen precies weten wat er met de ingevulde kaart gebeurt nadat deze in de box hebben achtergelaten. Er zit een groot verschil in een anonieme suggestie of een suggestie met naam en toenaam. Voor beide valt iets te zeggen en bij beide zijn de soort input verschillend. Bij een anonieme suggestie kan de werknemer weinig gebeuren. Zolang de tip niet overduidelijk terug te leiden is tot de medewerker natuurlijk. Anoniem durft een mederwerker natuurlijk veel meer te zeggen en dat biedt ook kansen. Daartegenover staat een actie waarbij je medewerkers beloont die een goed idee inbrengen. Een prijsvraag als het ware. Die extra stimulans kan ervoor zorgen dat een medewerker toch de moeite neemt om dat idee in te brengen terwijl die dat niet zou doen zonder beloning.

Daarnaast is het goed om meteen duidelijk te maken wat er met de ingebrachte ideeën gebeurt en wanneer. Transparantie is belangrijk en de belofte dat er in elk geval iets met de suggestie gedaan wordt ook. Medewerkers zijn vaak bij voorbaat sceptisch over het management als het gaat om het uitwerken van ingebrachte ideeën. Zorg daarom dat er een openbare lijst komt met ingebrachte ideeën en wat daarmee gedaan is. Gebruik ook een sluitingsdatum en een publicatiedatum vooraf zodat het niet uit beeld verdwijnt na verloop van tijd.

Actieve promotie

Zet de ideeënbus op een prominente plek neer, of nog liever op meerdere plekken. Misschien ook ergens waar juist niet te veel mensen komen zodat ook een verlegen medewerker een idee durft in te leveren. Maak ook reclame voor de actie. Stuur niet alleen een mail naar ALL maar zet ook een stukje in de interne nieuwsbrief. Hang posters op en bespreek het in verschillende vergaderingen. Zorg dat het leeft en maak van je collega’s gemotiveerde verbeteraars.

Uitwerking

Kies een datum waarop je de ingebrachte ideeën gaat uitwerken. Zet alle ingebrachte ideeën op papier en bespreek deze in een managementvergadering. Het is belangrijk om de ideeën met meerdere mensen te bespreken. Wat voor jou een onnodige verbetering lijkt kan voor een ander juist het beste idee van allemaal zijn. Daarnaast geeft het naar de andere medewerkers een signaal dat er serieus mee omgegaan wordt. Je hoeft natuurlijk niet alle ideeën in de praktijk te brengen maar beargumenteer wel waarom je voor het ene idee gekozen hebt en niet voor het andere. Als je een keuze gemaakt heb kun je dit meteen publiceren. Zo gaat de voorgenomen verbetering ook meer leven. Zowel bij de persoon die het ingebracht heeft als bij andere medewerkers. Het kan goed zijn dat er nog hele goede aanpassingen of aanvullingen worden ingebracht. Transparantie en duidelijkheid zorgen voor een goed gevoel bij de actie.

Evalueer de uitwerking

Na de keuze voor een of enkele ideeën worden deze uitgewerkt en in de praktijk gebracht. Verandering is altijd moeilijk maar omdat het idee vanuit de organisatie zelf komt is de kans groot dat er meer draagvlak voor is. Kies ook meteen een datum waarop je de verbeteringen evalueert met medewerkers en management. Vaak is dat weer een nieuw moment om met nieuwe suggesties voor verbetering te komen. Zo haal je het maximale resultaat uit jouw actie met een ideeënbus.

Digitaal of een echte box

Het is natuurlijk heel modern om een digitale ideeënbus op te zetten. Wij raden je aan om het beide te doen. Dus zowel een digitale ideeënbus via intranet of de eigen website en een of meer fysieke boxen binnen het bedrijf. Met een fysieke box maak je ook meteen reclame voor jouw actie en het voelt prettiger als je anoniem een suggestie wil inbrengen. Digtiaal is makkelijk maar het wordt ook makkelijk vergeten. Doe gewoon alle twee en je haalt maximaal rendement voor de gewenste verbetervoorstellen.

Te bestellen op www.ideeenbusshop.nl